Hoe je bureau beter organiseren?

Creëer een werkplek die bij je past en die al het overbodige overboord gooit!

Wanneer men ‘s morgens thuis de deur achter zich dicht trekt om naar het werk te vertrekken, wil men graag (enfin, ik spreek voor mezelf!) een netjes opgeruimd huis achter zich laten waar we in alle rust kunnen thuiskomen na een lange werkdag. Zo kan je immers met een gerust hart vertrekken en terugkomen in een vredige haven. Ideaal!

Ook op het werk zou dit een goede gewoonte moeten zijn. Maar al te vaak gaat men bij aankomst ‘s morgens meteen aan het werk, en ‘s avonds heeft men nog één verlangen: naar huis gaan in zijn kleine (pas opgeruimde) coconnetje!

Er zijn toch verschillende baten bij een georganiseerde en opgeruimde werkplek:
* Je wint heel wat tijd: je weet waar alles ligt en vindt gemakkelijk het juiste document;
* Je bevrijdt de geest door een tabula rasa te maken van alle paperassen en nutteloze accessoires;
* Je vermijdt stress en chaos;
* Je wint aan productiviteit;
* Je vermijdt het om documenten of persoonlijke zaken te laten rondslingeren;
* Etc.
Waarom doen we dan deze dagelijkse kleine inspanning niet? Door tijdsgebrek, zeggen de meesten onder ons. Ik zou eerder zeggen dat we een aanpassingsperiode nodig hebben, net als voor elke nieuwe goede gewoonte. Goed begonnen is half gewonnen. Daarom vinden jullie hier al enkele praktische tips die jullie snel in de praktijk kunnen omzetten. Natuurlijk bestaat hierin geen ‘one size fits all’, maar iedereen kan deze tips opnemen en aanpassen aan de eigen stijl en werkwijze. Het belangrijkste is dat iedereen zich goed voelt in zijn of haar omgeving en alle middelen kan gebruiken om efficiënt te werken. Aan het werk dus

Plan elke dag een afspraak in met jezelf om je bureau op te ruimen
Plan elke dag een afspraak ‘bureau opruimen’ van 5 à 10 minuutjes. Als je dit dagelijks op een vast tijdstip inplant, neemt u deze afspraak serieus. Plan het bij voorkeur op het einde van de dag, juist voor je van kantoor vertrekt zodat je de volgende dag in alle rust kunt starten.

Wordt bevriend met je vuilnisbak
Gooi onmiddellijk alle post en papier in de vuilnisbak die niet relevant of interessant is, of waarvan je weet, dat je er toch niets mee zal doen. Plaats daarom een rechthoekige lege bak naast je bureau, groot genoeg om A4 formaat papier in te gooien. Dan kun je het meteen weggooien wanneer je iets nutteloos in de handen hebt.

Archiveren

Wanneer je enkel de echt nuttige documenten bijhoudt (waarmee je achteraf nog iets zal doen), is het nodig om tot de volgende stap over te gaan, nl. archiveren. Hier moet je beslissen wat je met de documenten wil doen. Er zijn verschillende keuzes:
* Klasseren van referentiedocumenten of documenten die informatie verschaffen (bijvoorbeeld contracten of facturen)
* De acties die je moet ondernemen op het document zelf noteren of op een post it schrijven die je bij het document voegt. Dit document voeg je bij je to do-lijstje

Plaats op je bureau alles dat je minimaal één keer per dag nodig hebt, en zet in je nabijheid alles dat je minimaal één keer per week gebruikt.
Zet enkel zaken op je bureau die je één keer per dag gebruikt. Berg de rest op in een kast dicht bij je bureau. Ik denk bijvoorbeeld aan kantoorbenodigdheden zoals enveloppen die je even goed in een ladekast kunt steken.

Voeg een persoonlijke toets en wat zen toe aan je bureau

Creëer een werkplek die bij je past en waarin je je goed kan voelen, bijna net zoals thuis. Bijna…want te veel persoonlijke zaken zoals foto’s van kinderen, vakantie, hebbedingetjes kunnen ook de concentratie schaden. Een goed evenwicht moet er zijn. Maak dus je werkplek zo puur mogelijk en voeg een kleine persoonlijke toets toe in de vorm van één plant, één foto…

Waar wacht je op om te beginnen? Ik hoop dat deze post de eerste stap mag zijn naar een zen gevoel op kantoor!

Comment mieux organiser son bureau ?

Créez un espace de travail qui vous ressemble et éliminez le superflu!

Bien souvent, le matin, en quittant son domicile pour se rendre vers son lieu de travail, on aime laisser derrière soi (enfin, je parle pour moi !) une maison bien rangée et prête à nous accueillir en douceur une fois la journée de travail finie. On part ainsi l’esprit tranquille et l’on revient dans un havre de paix. Quel bonheur !
Au bureau aussi, il faudrait tendre vers cette habitude mais bien souvent, on arrive le matin et se met au travail illico presto et le soir, on a qu’une une seule envie : rentrer chez soi (dans son petit cocon fraîchement rangé).

Or, il existe de nombreux avantages à travailler à un poste de travail bien rangé et organisé :
o On gagne du temps car on sait où tout se trouve et remet facilement la main sur ses documents;
o On se libère l’esprit car on fait table rase de toutes les papiers et accessoires inutiles ;
o On évite le stress et le chaos ;
o On gagne en productivité ;
oOn évite de laisser trainer des documents ou affaires personnelles ;
o Etc.

Pourquoi alors ne fait-on pas ce petit effort quotidien ? Par manque de temps, répondront la plupart d’entre vous. Je dirais plutôt que, comme pour toute nouvelle bonne habitude, il faut un temps d’adaptation.
Alors, sans perdre de temps, voici déjà quelques conseils pratiques de base que vous pourrez mettre en place très rapidement. Bien sûr, il n’existe pas une organisation type, mais des trucs et astuces à repérer par-ci et par-là et à adapter à sa personnalité et à son mode de fonctionnement. L’important est que chacun se sente bien dans son environnement et puisse mobiliser toutes ses ressources pour travailler avec efficacité. Alors, au travail !

Planifiez un rendez-vous quotidien pour ranger votre bureau
Planifiez chaque jour un rendez-vous de 5 à 10 minutes ‘rangement bureau’ dans votre agenda. L’intérêt de cette planification quotidienne, à heure fixe, vous incitera à prendre ce rendez-vous ‘rangement’ comme n’importe quel autre rendez-vous. Planifiez-le de préférence en fin de journée, juste avant de quitter le bureau, afin de commencer la journée suivante en toute quiétude.

Devenez l’ami de votre poubelle
Mettez immédiatement à la poubelle tout courrier et tout papier n’étant pas pertinent ou intéressant ou dont vous savez, au fond de vous, que vous n’en ferez rien.
Pour ce faire, placez à côté de votre bureau une poubelle rectangulaire suffisamment grande pour accueillir des pages au format A4.
La meilleure façon de mettre en pratique ce conseil est de jeter immédiatement à la poubelle ce qui est inutile dès que c’est entre vos mains.

Archivez

Lorsque vous ne gardez que les documents vraiment utiles (dont vous ferez quelque chose), il est indispensable de passer à l’étape suivante : l’archivage.
Cela consiste à décider ce que vous allez faire de vos documents. Plusieurs choix s’offrent à vous :
o classer pour des documents de référence et/ou d’information (par exemple, des contrats ou des factures)
o noter l’action à entreprendre sur le document ou sur un post-it que vous joignez au document ainsi que mettre le document dans votre liste des choses à faire.

Placez sur votre poste de travail tout ce qui sert au moins une fois par jour et à proximité tout ce qui sert moins d’une fois par semaine

Ne placez sur votre poste de travail que ce qui sert au moins une fois par jour. Quant au reste, rangez-le dans une armoire à proximité de votre bureau. Je pense notamment aux fournitures administratives (pochettes, enveloppes…) que vous pouvez tout aussi bien placer dans une console à tiroirs.

Ajoutez une touche personnelle/de zenitude à votre bureau

Créez un espace de travail qui vous ressemble et dans lequel vous vous sentez bien, presque comme à la maison. Je dis presque, car il semblerait que trop de références à sa vie privée (comme des photos des enfants, des vacances, du toutou…) nuisent à la concentration. Tout est question d’équilibre ! Ici aussi donc : épurez votre plan de travail au maximum tout en y intégrant une petite touche personnelle, une plante, une photo…

Alors, qu’attendez-vous pour vous y mettre, vous aussi ? J’espère que ce poste vous aura mis la puce à l’oreille et sera la première étape d’une vie ZEN au bureau….