Hoe je bureau beter organiseren?

Creëer een werkplek die bij je past en die al het overbodige overboord gooit!

Wanneer men ‘s morgens thuis de deur achter zich dicht trekt om naar het werk te vertrekken, wil men graag (enfin, ik spreek voor mezelf!) een netjes opgeruimd huis achter zich laten waar we in alle rust kunnen thuiskomen na een lange werkdag. Zo kan je immers met een gerust hart vertrekken en terugkomen in een vredige haven. Ideaal!

Ook op het werk zou dit een goede gewoonte moeten zijn. Maar al te vaak gaat men bij aankomst ‘s morgens meteen aan het werk, en ‘s avonds heeft men nog één verlangen: naar huis gaan in zijn kleine (pas opgeruimde) coconnetje!

Er zijn toch verschillende baten bij een georganiseerde en opgeruimde werkplek:
* Je wint heel wat tijd: je weet waar alles ligt en vindt gemakkelijk het juiste document;
* Je bevrijdt de geest door een tabula rasa te maken van alle paperassen en nutteloze accessoires;
* Je vermijdt stress en chaos;
* Je wint aan productiviteit;
* Je vermijdt het om documenten of persoonlijke zaken te laten rondslingeren;
* Etc.
Waarom doen we dan deze dagelijkse kleine inspanning niet? Door tijdsgebrek, zeggen de meesten onder ons. Ik zou eerder zeggen dat we een aanpassingsperiode nodig hebben, net als voor elke nieuwe goede gewoonte. Goed begonnen is half gewonnen. Daarom vinden jullie hier al enkele praktische tips die jullie snel in de praktijk kunnen omzetten. Natuurlijk bestaat hierin geen ‘one size fits all’, maar iedereen kan deze tips opnemen en aanpassen aan de eigen stijl en werkwijze. Het belangrijkste is dat iedereen zich goed voelt in zijn of haar omgeving en alle middelen kan gebruiken om efficiënt te werken. Aan het werk dus

Plan elke dag een afspraak in met jezelf om je bureau op te ruimen
Plan elke dag een afspraak ‘bureau opruimen’ van 5 à 10 minuutjes. Als je dit dagelijks op een vast tijdstip inplant, neemt u deze afspraak serieus. Plan het bij voorkeur op het einde van de dag, juist voor je van kantoor vertrekt zodat je de volgende dag in alle rust kunt starten.

Wordt bevriend met je vuilnisbak
Gooi onmiddellijk alle post en papier in de vuilnisbak die niet relevant of interessant is, of waarvan je weet, dat je er toch niets mee zal doen. Plaats daarom een rechthoekige lege bak naast je bureau, groot genoeg om A4 formaat papier in te gooien. Dan kun je het meteen weggooien wanneer je iets nutteloos in de handen hebt.

Archiveren

Wanneer je enkel de echt nuttige documenten bijhoudt (waarmee je achteraf nog iets zal doen), is het nodig om tot de volgende stap over te gaan, nl. archiveren. Hier moet je beslissen wat je met de documenten wil doen. Er zijn verschillende keuzes:
* Klasseren van referentiedocumenten of documenten die informatie verschaffen (bijvoorbeeld contracten of facturen)
* De acties die je moet ondernemen op het document zelf noteren of op een post it schrijven die je bij het document voegt. Dit document voeg je bij je to do-lijstje

Plaats op je bureau alles dat je minimaal één keer per dag nodig hebt, en zet in je nabijheid alles dat je minimaal één keer per week gebruikt.
Zet enkel zaken op je bureau die je één keer per dag gebruikt. Berg de rest op in een kast dicht bij je bureau. Ik denk bijvoorbeeld aan kantoorbenodigdheden zoals enveloppen die je even goed in een ladekast kunt steken.

Voeg een persoonlijke toets en wat zen toe aan je bureau

Creëer een werkplek die bij je past en waarin je je goed kan voelen, bijna net zoals thuis. Bijna…want te veel persoonlijke zaken zoals foto’s van kinderen, vakantie, hebbedingetjes kunnen ook de concentratie schaden. Een goed evenwicht moet er zijn. Maak dus je werkplek zo puur mogelijk en voeg een kleine persoonlijke toets toe in de vorm van één plant, één foto…

Waar wacht je op om te beginnen? Ik hoop dat deze post de eerste stap mag zijn naar een zen gevoel op kantoor!

Comment mieux organiser son bureau ?

Créez un espace de travail qui vous ressemble et éliminez le superflu!

Bien souvent, le matin, en quittant son domicile pour se rendre vers son lieu de travail, on aime laisser derrière soi (enfin, je parle pour moi !) une maison bien rangée et prête à nous accueillir en douceur une fois la journée de travail finie. On part ainsi l’esprit tranquille et l’on revient dans un havre de paix. Quel bonheur !
Au bureau aussi, il faudrait tendre vers cette habitude mais bien souvent, on arrive le matin et se met au travail illico presto et le soir, on a qu’une une seule envie : rentrer chez soi (dans son petit cocon fraîchement rangé).

Or, il existe de nombreux avantages à travailler à un poste de travail bien rangé et organisé :
o On gagne du temps car on sait où tout se trouve et remet facilement la main sur ses documents;
o On se libère l’esprit car on fait table rase de toutes les papiers et accessoires inutiles ;
o On évite le stress et le chaos ;
o On gagne en productivité ;
oOn évite de laisser trainer des documents ou affaires personnelles ;
o Etc.

Pourquoi alors ne fait-on pas ce petit effort quotidien ? Par manque de temps, répondront la plupart d’entre vous. Je dirais plutôt que, comme pour toute nouvelle bonne habitude, il faut un temps d’adaptation.
Alors, sans perdre de temps, voici déjà quelques conseils pratiques de base que vous pourrez mettre en place très rapidement. Bien sûr, il n’existe pas une organisation type, mais des trucs et astuces à repérer par-ci et par-là et à adapter à sa personnalité et à son mode de fonctionnement. L’important est que chacun se sente bien dans son environnement et puisse mobiliser toutes ses ressources pour travailler avec efficacité. Alors, au travail !

Planifiez un rendez-vous quotidien pour ranger votre bureau
Planifiez chaque jour un rendez-vous de 5 à 10 minutes ‘rangement bureau’ dans votre agenda. L’intérêt de cette planification quotidienne, à heure fixe, vous incitera à prendre ce rendez-vous ‘rangement’ comme n’importe quel autre rendez-vous. Planifiez-le de préférence en fin de journée, juste avant de quitter le bureau, afin de commencer la journée suivante en toute quiétude.

Devenez l’ami de votre poubelle
Mettez immédiatement à la poubelle tout courrier et tout papier n’étant pas pertinent ou intéressant ou dont vous savez, au fond de vous, que vous n’en ferez rien.
Pour ce faire, placez à côté de votre bureau une poubelle rectangulaire suffisamment grande pour accueillir des pages au format A4.
La meilleure façon de mettre en pratique ce conseil est de jeter immédiatement à la poubelle ce qui est inutile dès que c’est entre vos mains.

Archivez

Lorsque vous ne gardez que les documents vraiment utiles (dont vous ferez quelque chose), il est indispensable de passer à l’étape suivante : l’archivage.
Cela consiste à décider ce que vous allez faire de vos documents. Plusieurs choix s’offrent à vous :
o classer pour des documents de référence et/ou d’information (par exemple, des contrats ou des factures)
o noter l’action à entreprendre sur le document ou sur un post-it que vous joignez au document ainsi que mettre le document dans votre liste des choses à faire.

Placez sur votre poste de travail tout ce qui sert au moins une fois par jour et à proximité tout ce qui sert moins d’une fois par semaine

Ne placez sur votre poste de travail que ce qui sert au moins une fois par jour. Quant au reste, rangez-le dans une armoire à proximité de votre bureau. Je pense notamment aux fournitures administratives (pochettes, enveloppes…) que vous pouvez tout aussi bien placer dans une console à tiroirs.

Ajoutez une touche personnelle/de zenitude à votre bureau

Créez un espace de travail qui vous ressemble et dans lequel vous vous sentez bien, presque comme à la maison. Je dis presque, car il semblerait que trop de références à sa vie privée (comme des photos des enfants, des vacances, du toutou…) nuisent à la concentration. Tout est question d’équilibre ! Ici aussi donc : épurez votre plan de travail au maximum tout en y intégrant une petite touche personnelle, une plante, une photo…

Alors, qu’attendez-vous pour vous y mettre, vous aussi ? J’espère que ce poste vous aura mis la puce à l’oreille et sera la première étape d’une vie ZEN au bureau….

All problems are opportunities in disguise

“All problems are opportunities in disguise”, wordt weleens gezegd en hier zijn we het mee eens!

Onlangs werd bij Peak Com een workshop georganiseerd rond enkele ‘problemsolving’ technieken.

‘Force field analysis’ helpt u om de pro’s en contra’s van een bepaalde verandering te analyseren en evalueren, en om zo tot een gefundeerde beslissing te kunnen komen.

De ‘six thinking hats’ van Edward De Bono helpen u dan weer om vraagstellingen vanuit verschillende perspectieven te bekijken en op die manier uw gewoonlijke denkpatroon – dat misschien voor een probleem heeft gezorgd in de eerste plaats- te doorbreken.

In deze presentatie vindt u alle info!

Peak Com – Problem solving

Tous les problèmes sont des opportunités déguisées

“Tous les problèmes sont des opportunités déguisées.” Voilà ce qu’il se dit parfois, et nous sommes d’accord !

Il y a quelques jours nous avons organisé chez Peak Com un atelier pratique dont le thème était les techniques permettant de résoudre un problème.

La technique ‘Force domaine analyse’ vous aide à analyser et évaluer les avantages et les inconvénients d’un changement déterminé mais vous permet également d’arriver à une décision éclairée.

La technique des ‘six chapeaux de la réflexion’ de Edward De Bono vous aide à envisager des problématiques sous des angles différents, et vous permet ainsi de vous détacher de votre manière de pensée habituelle, qui a peut-être même causé ce problème à l’origine.

Vous trouverez dans cette présentation tous les détails nécessaires !

Peak Com – Problem solving

 

5 manieren om zen op de werkvloer te blijven

U wilt beter leven op het werk? 5 pistes om dit te realiseren…

Vaarwel, stress en spanningen! Hallo, goed humeur en ‘zen attitude’!

Stress is geen ziekte. Het is een reactie van het lichaam op de omgeving. Wanneer u er goed mee omgaat is het een geweldige drijfveer die het mogelijk maakt om te evolueren. Wanneer dit slecht wordt beheerd, kan diezelfde stress het leven moeilijk maken. Voelt u zich agressief, bent u niet in staat om zich te concentreren of verliest u in alles interesse? Dan is het tijd om actie te ondernemen!

1. Leer om uw stress onder controle te houden

De oorzaak van uw stress kan meervoudig zijn: relationele problemen, een mismatch tussen uw waarden en uw beroep, gebrek aan middelen om een missie te realiseren… Zodra de oorzaak is geïdentificeerd, probeer een onderscheid te maken tussen wat u zelf kan veranderen en wat niet uw verantwoordelijkheid is. Leer om u te organiseren, u op specifieke doelen te focussen en plan zoveel mogelijk. Zorg er tegelijkertijd voor dat u enkel doet waar u van houdt en focus op wat zinvol is voor u. Verwen uzelf eveneens op kantoor met kleine pleziertjes. Voor sommigen zal dit een stukje chocolade zijn. Voor anderen een kopje koffie of een wandeling tijdens de pauze. Maar pas op, alles met mate!

2. Leer om met andere te leven

Een goede sfeer, dat komt niet vanzelf, het wordt geconstrueerd. Het gedrag van ieder persoon draagt​​ hiertoe bij. Om zich goed te voelen bij anderen, stel u open, zorg voor een zekere authenticiteit in uw relaties met anderen en durf te zeggen wat u denkt.Mensen die zich goed en betrokken voelen in hun werkomgeving zijn doorgaans degenen die meer belang hechten aan menselijke relaties en zich gemakkelijker ontwikkelen.

3. Conflicten leren beheren

Ondanks de inspanningen van ieder, is het moeilijk om interpersoonlijke conflicten op het werk te voorkomen. De economische en competitieve context, de interne werking van het bedrijf, de persoonlijkheid van de manager… al deze factoren kunnen leiden tot aanhoudende conflicten. Een echte bedreiging voor de effectiviteit van het bedrijf en een ondraaglijke situatie dagelijks voor veel medewerkers.

Om dit te beheren beschikt het management over een aantal tools en technieken. Enkele voorbeelden: het hiërarchisch proces versterken en vertrouwen op de legitieme macht om uitbreiding van het probleem te voorkomen, een centrale plaats inrichten om problemen te melden en individuele gesprekken houden met het hele team, en natuurlijk ook met de persoon geïdentificeerd als de bron van het probleem.

4. Het persoonlijk en professioneel leven verzoenen

Grote bedrijven zoeken meer en meer naar manieren om het leven van hun medewerkers te vergemakkelijken. Maar deze toepassingen zijn nog steeds zeldzaam. Biedt uw bedrijf geen kader voor een goede balans tussen uw werk / privéleven? Dan is het aan u om dit evenwicht met eigen middelen te realiseren en te beseffen dat dit evenwicht tussen beide sferen nodig is om te blijven groeien. U kan ervoor kiezen om meer tijd aan uw privéleven te besteden of uw werkleven verbeteren via de diensten van het bedrijf of elders.

5. Optimaliseer / wijzig uw woon-werkverkeer

Tussen twee minuten en vier uur per dag, dat is de tijd die uw woon-werkverkeer elke dag in beslag neemt. Sommige zien dit als de poort tussen de professionele en persoonlijke leefwereld. Het is een kans om te lezen als je gebruikt maakt van het openbaar vervoer, na te denken, te luisteren naar muziek of het nieuws als u rijdt. Indien de afstand niet te groot is, is het ook de gelegenheid voor fysieke activiteiten: wandelen, skeelers of met de fiets.

Voor anderen, is het traject dag na dag, ‘s morgens en ‘s avonds, een echte bron van stress. Voor hen is het tijd om te handelen. Wij adviseren u om een ​​goed gesprek te hebben met het management en te focussen op oplossingen die uw leven makkelijker kunnen maken en dus ten goede komen aan de algemeen welzijn van het bedrijf. Enkele mogelijke oplossingen: een dag (of meer) van thuis werken, flexibele uren, werken van uit een kantoor dat dichterbij u is gelegen…

Boven alles, vergeet niet om het vertrouwen van uw management te winnen en elk van uw voorstellen goed te motiveren.

Deze 5 pistes zijn slechts het begin van uw reis naar een zen attitude op het werk. Wil je een stap verder gaan? Volg deze blog toegewijd aan dit onderwerp: http://blog-santeautravail.com/sante-au-travail/rester-zen-travail-7-astuces

 

5 façons de rester zen au bureau

Vous souhaitez vivre mieux au travail ? 5 pistes pour y parvenir…

Adieu stress et tensions ! Bonjour bonne humeur et ‘zen attitude’ !

Le stress n’est pas une maladie. C’est une réaction de l’organisme à l’environnement. Bien canalisé, il constitue un formidable moteur et permet d’évoluer. Mal géré, ce même stress rend la vie impossible. Vous vous sentez agressifs, n’arrivez pas à vous concentrer ou vous désintéressez de tout ? L’heure est venue d’agir !

1. Apprenez à gérer votre stress

La source de votre stress peut être multiple : problème relationnel, inadéquation entre vos valeurs et votre profession, manque de ressources pour réaliser une mission… Une fois la source identifiée, cherchez à dissocier ce que vous êtes en mesure de changer et ce qui n’est absolument pas de votre ressort. Par ailleurs, apprenez à vous organiser, à vous concentrer sur des objectifs précis et à planifier au maximum. Parallèlement, veillez toujours à faire ce que vous aimez et concentrez-vous sur ce qui a du sens pour vous. Accordez-vous également au bureau des petits plaisirs quotidiens. Pour certains, ce sera un morceau de chocolat. Pour d’autres, un petit café ou une balade pendant leur pause. Mais attention, tout est dans la mesure !

2. Apprenez à vivre avec les autres 

Une bonne ambiance, cela ne se décrète pas, cela se construit. Le comportement de chacun y contribue. Pour se sentir bien avec les autres, faites avant tout faire preuve d’ouverture, cultivez une certaine authenticité dans vos rapports aux autres, osez dire ce que vous pensez et affirmez-vous un minimum.

Les gens qui se sentent bien dans leur environnement de travail et s’impliquent sont généralement ceux qui accordent plus d’importance aux relations humaines et les développent avec plus de facilité.

3. Apprenez à gérer les conflits

Malgré les efforts de chacun, difficile d’éviter les conflits interpersonnels au travail. Le contexte économique et concurrentiel, le fonctionnement interne de l’entreprise, la personnalité du manager… tous ces facteurs constituent un terreau adéquat à l’installation de conflits durables, véritables menaces pour l’efficacité de l’entreprise. Une situation insupportable au quotidien pour bon nombre de collaborateurs.

Pour gérer cela, la direction dispose d’un panel d’outils et techniques. Quelques exemples : renforcer le processus hiérarchique et s’appuyer sur un pouvoir légitime pour éviter sa propagation, donner une place centrale à la communication en mettant en place des entretiens individuels avec l’ensemble de l’équipe et naturellement, avec la ou les personnes identifiées comme source du problème.

4. Conciliez vie personnelle et professionnelle

Les grandes entreprises cherchent de plus en plus à faciliter la vie de leurs collaborateurs. Mais ces pratiques restent encore rares. Votre entreprise n’offre pas un cadre propice à votre équilibre vie privée/vie professionnelle ? Reste à vous organiser par vos propres moyens et à prendre conscience de l’équilibre qui VOUS est nécessaire entre ces deux sphères, pour votre épanouissement. Vous pouvez notamment choisir d’augmenter votre temps de vie privée ou d’améliorer votre confort au travail via les services proposés par l’entreprise ou à l’extérieur.

5. Optimisez/changez votre trajet domicile-bureau

Entre deux minutes et quatre heures par jour, c’est le temps que vous prend, chaque jour, l’aller-retour domicile-bureau. Certains voient ce temps comme un sas de décompression entre les univers professionnel et personnel. C’est en effet l’occasion de lire si vous êtes dans les transports en commun, de prendre un moment pour réfléchir, écouter de la musique ou les informations si vous conduisez. C’est aussi l’occasion, si le trajet n’est pas trop long, de faire un peu d’activité physique : marche à pied, trottinette, roller ou vélo.

Pour d’autres, par contre, le trajet constitue jour après jour, matin et soir, une véritable source de stress. Pour ces derniers, il est grand temps d’agir. Nous vous conseillons de privilégier une bonne discussion avec la direction et d’émettre plusieurs solutions qui pourraient vous faciliter la vie et profiter ainsi au bien-être général de l’entreprise. Parmi celles-ci : une journée (ou plus) de travail à domicile, des horaires décalés, une mutation dans une filiale plus proche de votre domicile…

Surtout, n’oubliez pas de gagner la confiance de vote direction et de bien motiver chacune de vos propositions.

Ces 5 pistes ne sont qu’une amorce de votre route vers la zen attitude au travail. Envie d’aller un pas plus loin ? Suivez ce blog dédié : http://blog-santeautravail.com/sante-au-travail/rester-zen-travail-7-astuces

 

Votre événement 2.0 en 4 étapes

Selon une étude de 2012 sur les tendances marketing de l’institut IDC(*) l’organisation d’événements d’entreprise représente en moyenne un cinquième des dépenses marketing, ce qui le place dans le top 3 des outils les plus utilisés. Difficile donc de passer à côté. Mais attention un événement de qualité ne s’improvise pas. Vous trouverez dans cet article quelques conseils qui feront de votre prochain événement un franc succès grâce aux technologies 2.0.

La première question que l’on est en droit de se poser lorsqu’on voit les sommes déboursées dans l’organisation d’événements par les entreprises est « Pourquoi l’événementiel a-t-il pris autant d’importance ? ». Voici un élément de réponse.

Dans une sphère marketing où le relationnel et la confiance que vous accordent vos clients sont devenus primordiaux, un événement offre la possibilité unique d’interagir avec votre société, de découvrir au premier plan vos objectifs, votre personnalité et vos perspectives. Votre événement doit être mémorable pour avoir l’impact souhaité. Lorsqu’il est correctement organisé un événement a le pouvoir de créer chez vos clients une forte prise de conscience par rapport à tout ce que votre entreprise pourrait leur apporter.

Convaincus ? Si, vous aussi, vous souhaitez vous lancer dans la création d’un événement, voici quelques conseils pratiques pour faire parler de vous et de votre événement un maximum.
Avant l’événement

Etape 1 : Mettre l’événement sur pied
• Définissez votre événement en créant un thème, un logo.
• Créez le site web de votre événement, toutes les informations pratiques devront y être mentionnées.
• Identifiez et créez votre liste d’invitations.

Etape 2 : Promotion
• Mettez en place un mailing de type « save-the-date »
• Utilisez un QR code qui renvoie au site de l’événement sur les invitations et sur le matériel utilisé.
• Parlez de l’événement sur votre blog en ajoutant à l’article un « action button » qui permettra au lecteur de s’inscrire à l’événement.
• Créez une courte vidéo d’introduction à l’événement et postez là sur YouTube.
• Parlez de votre événement sur d’autres sites spécialisés.
• Et surtout parlez de votre événement sur les médias sociaux, voici quelques idées :
Préparez des tweets que vos employés peuvent partager sur Twitter
Ajouter des boutons « partager » vers les pages web dédiées à votre événement sur les médias sociaux
Créez un hashtag pour votre événement
Postez sur Facebook des images de précédents événements que vous auriez organisés
Envoyez des invitations groupées via LinkedIn.

Lors de l’événement

Etape 3 : Faites vivre votre événement
Soyez actif sur les réseaux sociaux tout au long de l’événement :
• Faites du « live blogging » via des plateformes comme Twitter
• Postez des photos de l’événement en temps réel
• Encouragez les personnes présentes à partager le contenu que vous présentez pendant l’événement
• Filmez votre événement

Après l’événement

Etape 4 : Follow-up
• Envoyez une enquête de feedback à toutes les personnes présentes lors de l’événement
• Proposer les archives de l’événement sur votre site web pour les personnes qui n’ont pas pu être présentes ce jour-là
• Réalisez une vidéo avec les images tournées pendant l’événement pour résumer la journée. Postez-la sur votre chaine YouTube
• Rappelez aux personnes présentes vos événements suivants et encouragez les à s’y inscrire

La bonne intégration de plusieurs de ces actions devrait garantir une bonne visibilité à votre événement. Cependant, gardez à l’esprit que rien n’attirera d’avantage vos clients qu’un programme qualitatif et approprié pour les inciter à venir à la rencontre de votre entreprise.

Toujours pas convaincus ? Vous connaissez probablement la Fédération des Entreprises de Belgique(FEB). Elle organise régulièrement divers évènements professionnels. Depuis 2012 la FEB est passée à l’air du digital et utilise, à bon escient, plusieurs des outils repris dans cet article. Newsletter, chaine YouTube et live blogging via Twitter, presque un sans-faute ! Jugez par vous-même .

Si vous souhaitez en apprendre plus sur la promotion de vos événements sur les médias sociaux, cet Ebook proposé gratuitement par Cvent recèle des trucs et astuces. Découvrez le ICI

 

Zorg dat communicatie bijdraagt aan het realiseren van je businessdoelstellingen

Als je de vraag stelt of communicatie-activiteiten moeten bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie, dan is iedereen het daar volmondig mee eens. In de praktijk echter gaat het merendeel van de bedrijven hier aan voorbij. De communicatie- of PR-verantwoordelijke blijft zich blind staren op outcome doelstellingen zoals het aantal knipsels of de totale advertising value van deze knipsels. Wij zeggen niet dat deze parameters niet belangrijk zijn, wij zeggen enkel dat deze niet de enige evaluatiecriteria mogen zijn om de impact van communicatiecampagnes te meten, en dat deze enkelzijdige benadering ten opzichte van communicatie het vak en het communicerende bedrijf niet ten goede komen. Bovendien kan communicatie enkel bijdragen aan de realisatie van de corporate ambities als de communicatie-doelstellingen worden geënt op de business doelstellingen.

Gemakkelijker gezegd dan gedaan. Hoe moeten wij dat nu gaan doen?
Als experten in de materie zijn wij voorstanders van een aligneringsproces in zes stappen:

Stap 1: Begrijp de organisatiedoelstellingen
Sta stil bij de doelstellingen van de organisatie. Veelal zullen deze te maken hebben met het vergroten van het marktaandeel, de groei van de organisatie of het aantrekken van meer klanten. Als verantwoordelijke communicatie moeten deze doelstellingen ook de uwe zijn. De irrelevantie van enkel het aantal clips te tellen is onmiddellijk duidelijk.

Stap 2: Ontwikkel een communicatieplan met als insteek het meewerken aan het behalen van de organisatiedoelstellingen
Ontwikkel een communicatieplan voor elk van de te realiseren doelstellingen. Dit zal een andere manier van werken vergen, maar deze plannen zullen meer impact hebben. Dit zal ook betekenen dat je weg moet van plannen die het uitsturen van persberichten als ultiem doel hebben. Dit is zonder meer passé.

Stap 3: Creëer een strategie voor het bereiken van elke organisatiedoelstelling
De strategieën die je hier ontwikkelt zullen specifiek zijn en omwille daarvan ook meer impact hebben. Voor iedere te behalen organisatiedoelstelling wordt dus een specifiek plan en strategie opgesteld. Je moet dus weg van de modulaire en à la carte communicatieplannen. De organisatie verwacht vandaag een to the point-aanpak van het communicatieteam.

Stap 4: Voer een Gap-analyse uit om beter inzicht te hebben in de situatie vandaag
Alvorens de communicatieplannen te concretiseren met activiteiten en tools, is het o.i. van belang om een analyse uit te voeren van de verschillen tussen de huidige en de gewenste situatie. Het resultaat van deze analyse – die vaak onder de vorm van benchmarking of stakeholder discussies wordt toegepast – zal ons de nodige basis bezorgen voor de tactische invulling van onze plannen. Jammer genoeg is dit een fase die vandaag nogal vaak over het hoofd wordt gezien.

Stap 5: Vervolledig de plannen met de tactische communicatie-instrumenten
Nu heb je een solide basis om de juiste activiteiten in je plannen te gieten. Vandaag is stap 5 helaas nog vaak de stap waarmee vele organisaties aan hun communicatieplannen beginnen. Wanneer je deze werkwijze volgt, dan behoort de situatie waarin je persberichten schrijft en uitstuurt zonder te weten wat dit bijbrengt aan je business, definitief tot de verleden tijd.

Stap 6: Meet de resultaten van de impact van je tactiek
Resultaten worden gemeten op het niveau van outcome en output. Wij gaan een stap verder in dit proces en gaan ook na welke impact communicatie heeft gehad op het behalen van de organisatie-doelstellingen.

 

Deze aanpak is compleet anders van hoe de meeste organisaties vandaag hun communicatie invullen. Deze aanpak vergt zeker meer tijd en meer aandacht, maar zorgt ook voor meer impact en resultaat.

 

 

Assurez-vous que votre communication contribue à la réalisation de vos objectifs business

A la question « Les activités de communication doivent-elles contribuer à la réalisation des objectifs de votre organisation ? », tout le monde à l’unanimité répond par l’affirmative. Dans la pratique cependant, la plupart des entreprises passent à côté. Le responsable de la communication ou des relations publiques a bien souvent pour seul objectif d’atteindre un nombre de coupures de presse ou une valeur publicitaire spécifique. Sans dire que ces paramètres ne sont pas importants, nous sommes d’avis que ce ne sont pas les seuls critères d’évaluation possibles pour évaluer l’impact de campagnes de communication et que cette approche unilatérale de la communication ne sert ni la profession ni l’entreprise qui communique. En outre, la communication ne peut contribuer à la réalisation des ambitions de l’entreprise que dans la mesure où les objectifs de communication se greffent sur les objectifs business.

Bien plus facile à dire qu’à faire. Alors comment devrions-nous procéder ?
En tant qu’experts en la matière, nous sommes en faveur d’un processus d’alignement en six étapes :

Etape 1: Comprendre les objectifs de l’organisation
Réfléchissez aux objectifs de l’organisation. Bien souvent, ils ont trait à l’augmentation des parts de marché, à la croissance de l’organisation ou à l’acquisition de nouveaux clients. En tant que responsable de la communication, vous devez vous approprier ces objectifs. Il apparait alors rapidement que se contenter de compter le nombre de clippings n’est pas relevant.

Etape 2: Développer un plan de communication destiné à soutenir la réalisation des objectifs de l’organisation
Développez un plan de communication pour chacun des objectifs à atteindre. Cela vous obligera à changer votre manière de travailler, mais vous garantira un impact bien meilleur. Cela vous incitera également à ne plus considérer l’envoi de communiqués de presse comme l’objectif ultime. Cette façon de faire est bel et bien dépassée.
Etape 3: Créer une stratégie permettant d’atteindre chacun des objectifs de l’organisation
Les stratégies que vous développerez seront spécifiques et auront ainsi un plus grand impact. Concrètement, vous élaborerez, pour chacun des objectifs de l’organisation, un plan et une stratégie spécifiques. Adieu les plans de communication modulaires et à la carte. L’organisation attend aujourd’hui une approche ‘to-the-point’.

Etape 4: Effectuer une analyse GAP pour avoir une meilleure vision de la situation d’aujourd’hui
Avant même de concrétiser les plans de communication en choisissant des activités et des outils, il est, selon nous, crucial d’effectuer une analyse des différences entre la situation actuelle et désirée. Le résultat de cette étude – qui prend souvent la forme d’un benchmarking ou de discussions menées avec les stakeholders –fournira la base nécessaire à la mise en œuvre tactique de nos plans. Malheureusement, cette étape est aujourd’hui très souvent négligée.

Etape 5: Compléter le plan avec des outils de communication tactiques
A présent vous avez une base solide pour définir les activités adéquates à intégrer dans vos plans. Malheureusement, aujourd’hui, beaucoup d’organisations commencent leurs plans de communication avec cette étape. Or, si vous suivez notre méthode, vous allez vous rendre compte qu’écrire et distribuer des communiqués de presse sans savoir ce que cela peut apporter à votre business appartient définitivement au passé.

Etape 6: Mesurer les résultats de l’impact de votre plan tactique
Les résultats sont mesurés au niveau de l’outcome et de l’output. Nous allons un pas plus loin dans notre manière de procéder et évaluons l’impact de la communication sur la réalisation des objectifs de l’organisation.

Cette approche est tout à fait différente de la manière dont la plupart des organisations mettent leur communication en place aujourd’hui. Elle requiert plus de temps et d’attention, certes, mais elle garantit également un plus grand impact et un meilleur résultat.

Reeks Efficiëntie & Motivatie / N°2 : Thuiswerken ? Ja, maar…

Werken vanop afstand, thuiswerken of flexwerken wordt vandaag, tijdens selectieprocedures, door heel wat bedrijven naar voor geschoven als één van de voordelen, waarbij het woon-werkverkeer verminderd wordt, files vermeden worden en waardoor men kostbare tijd kan winnen. Men zou dus kunnen zeggen dat flexwerken het ideale middel is om een beter evenwicht te creëren tussen het privé en het professionele leven. Maar… niet alles is rozengeur en maneschijn wanneer men van thuis werkt. Mogelijk isolement is slechts één van de elementen waarmee men geconfronteerd wordt. Even inzoomen op de voor- en nadelen van thuiswerken.

Flexwerken is het organiseren van werk, waarbij een taak die ook op kantoor uitgevoerd zou kunnen worden, afgehandeld wordt buiten de lokalen van de werkgever en dat op structurele basis.

Flexwerken heeft heel wat voordelen:
• Tijdswinst door de verplaatsingen te beperken
• Vermindering van vermoeidheid en stress
• Lagere impact op het milieu
• Hogere productiviteit
• Verhoogde flexibiliteit van de uurroosters
• Beter evenwicht tussen het privé en het professionele leven
• Toename van verantwoordelijkheid en trouw bij medewerkers
• Verlaging van de kosten (gebouwen, verzekeringen, brandstof, …)
• …

Als men het zo opsomt, lijkt de conclusie eenvoudig : flexwerken is het gedroomde alternatief voor de gecentraliseerde manier van werken. En toch werkt slechts één op vijf van de Belgen vandaag op deze manier. Als men een beetje dieper graaft, komen er namelijk nog best wat vervelende minpunten aan het licht waardoor bedrijven terughoudend zijn.

Denken wij bijvoorbeeld aan:
• Voor de bedrijven :
o De huidige controlecultuur en een gebrek aan vertrouwen
o Mogelijke inbreuk op de bedrijfscultuur
o De complexe wetgeving
o De noodzaak aan een aangepast IT-systeem, met regels rond confidentialiteit en een beveiligde toegang tot het bedrijfsnetwerk

• Voor de flexwerkers :
o Alle mogelijke afleidingen
o Isolement
o Geen deelname aan de groepsdynamiek
o Indringing van de professionele activiteiten in de privésfeer

Zowel managers als medewerkers die nadenken over de introductie van flexwerken in het bedrijf, of er net van afzien, doen er goed aan om de pro’s en de contra’s tegen elkaar af te wegen. Dat is zowel in het belang van het welzijn van de individuen binnen het bedrijf, als in dat van de ondernemingen zelf.

Deze zes gouden regels mogen alvast niet genegeerd worden :
1. Behoud een stevige link tussen de thuiswerker en zijn/haar collega’s om het isolement te vermijden
2. Bepaal een maximum aantal dagen om van thuis te werken
3. Een ideaal controlemiddel is om duidelijke doelstellingen te bepalen
4. Beperk de mogelijke afleidingen
5. Leg een duidelijke planning vast, inclusief pauzemomenten
6. Richt een specifieke werkplek in thuis

Het spreekt voor zich dat flexwerken goed omkaderd moet worden en dat het de vrucht moet zijn van een duidelijke overeenkomst tussen de werkgever en de medewerker. Er moet een natuurlijke win-win situatie uit voortvloeien waaruit beide partijen voordeel halen maar ook, en vooral, harmonie en vreugde!

Meer informatie over de Belgische wetgeving rond thuiswerken, vindt men hier :
http://www.belgium.be/nl/werk/arbeidscontract/sociale_documenten/arbeidsreglement/telewerken/