Créez un espace de travail qui vous ressemble et éliminez le superflu!
Bien souvent, le matin, en quittant son domicile pour se rendre vers son lieu de travail, on aime laisser derrière soi (enfin, je parle pour moi !) une maison bien rangée et prête à nous accueillir en douceur une fois la journée de travail finie. On part ainsi l’esprit tranquille et l’on revient dans un havre de paix. Quel bonheur !
Au bureau aussi, il faudrait tendre vers cette habitude mais bien souvent, on arrive le matin et se met au travail illico presto et le soir, on a qu’une une seule envie : rentrer chez soi (dans son petit cocon fraîchement rangé).
Or, il existe de nombreux avantages à travailler à un poste de travail bien rangé et organisé :
o On gagne du temps car on sait où tout se trouve et remet facilement la main sur ses documents;
o On se libère l’esprit car on fait table rase de toutes les papiers et accessoires inutiles ;
o On évite le stress et le chaos ;
o On gagne en productivité ;
oOn évite de laisser trainer des documents ou affaires personnelles ;
o Etc.
Pourquoi alors ne fait-on pas ce petit effort quotidien ? Par manque de temps, répondront la plupart d’entre vous. Je dirais plutôt que, comme pour toute nouvelle bonne habitude, il faut un temps d’adaptation.
Alors, sans perdre de temps, voici déjà quelques conseils pratiques de base que vous pourrez mettre en place très rapidement. Bien sûr, il n’existe pas une organisation type, mais des trucs et astuces à repérer par-ci et par-là et à adapter à sa personnalité et à son mode de fonctionnement. L’important est que chacun se sente bien dans son environnement et puisse mobiliser toutes ses ressources pour travailler avec efficacité. Alors, au travail !
Planifiez un rendez-vous quotidien pour ranger votre bureau
Planifiez chaque jour un rendez-vous de 5 à 10 minutes ‘rangement bureau’ dans votre agenda. L’intérêt de cette planification quotidienne, à heure fixe, vous incitera à prendre ce rendez-vous ‘rangement’ comme n’importe quel autre rendez-vous. Planifiez-le de préférence en fin de journée, juste avant de quitter le bureau, afin de commencer la journée suivante en toute quiétude.
Devenez l’ami de votre poubelle
Mettez immédiatement à la poubelle tout courrier et tout papier n’étant pas pertinent ou intéressant ou dont vous savez, au fond de vous, que vous n’en ferez rien.
Pour ce faire, placez à côté de votre bureau une poubelle rectangulaire suffisamment grande pour accueillir des pages au format A4.
La meilleure façon de mettre en pratique ce conseil est de jeter immédiatement à la poubelle ce qui est inutile dès que c’est entre vos mains.
Archivez
Lorsque vous ne gardez que les documents vraiment utiles (dont vous ferez quelque chose), il est indispensable de passer à l’étape suivante : l’archivage.
Cela consiste à décider ce que vous allez faire de vos documents. Plusieurs choix s’offrent à vous :
o classer pour des documents de référence et/ou d’information (par exemple, des contrats ou des factures)
o noter l’action à entreprendre sur le document ou sur un post-it que vous joignez au document ainsi que mettre le document dans votre liste des choses à faire.
Placez sur votre poste de travail tout ce qui sert au moins une fois par jour et à proximité tout ce qui sert moins d’une fois par semaine
Ne placez sur votre poste de travail que ce qui sert au moins une fois par jour. Quant au reste, rangez-le dans une armoire à proximité de votre bureau. Je pense notamment aux fournitures administratives (pochettes, enveloppes…) que vous pouvez tout aussi bien placer dans une console à tiroirs.
Ajoutez une touche personnelle/de zenitude à votre bureau
Créez un espace de travail qui vous ressemble et dans lequel vous vous sentez bien, presque comme à la maison. Je dis presque, car il semblerait que trop de références à sa vie privée (comme des photos des enfants, des vacances, du toutou…) nuisent à la concentration. Tout est question d’équilibre ! Ici aussi donc : épurez votre plan de travail au maximum tout en y intégrant une petite touche personnelle, une plante, une photo…
Alors, qu’attendez-vous pour vous y mettre, vous aussi ? J’espère que ce poste vous aura mis la puce à l’oreille et sera la première étape d’une vie ZEN au bureau….
PeakCom 